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紧抓执行力把控过程细节新日

发布时间:2020-01-15 22:04:15 阅读: 来源:回转支承厂家

3月14日晚21:30分,位于宝安区桃花源科技创新园主楼的办公区的深圳邦健市场部办公区仍然灯火通明。

“整个市场部的人员同时在为三天后的上海医疗设备采购招标会和四川的招标会在做准备,但这两个地方的招投标样机评审居然过了8天还没个结果,总经理和下面的销售办事处的人火烧火燎,但相关部门都有理由,弄的总经理最后不知道这个板子该打到谁身上。在招投标高峰的时期,公司市场部平均一天要为2~3个招投标会制作标书,人手根本不够,要从其他部门紧急调派人手,这样做出来的标书质量却参差不齐,严重影响了公司招投标工作的进行……”深圳邦健电子有限公司市场总监一提到招投标就感到头疼。

招投标是邦健电子这类医疗器械厂商生存发展的重要基础之一,每一单的成败与企业内部招投标管理的好坏有很大关系。如何改进企业招投标管理机制,成为企业间竞争的重要环节。面对激烈的市场竞争,建立科学化、系统化、规范化的管理体系,成为深圳邦健当务之急。

为此,经过慎重选型,深圳邦健最终选定用友致远协同管理软件,全面提升公司招投标和异地营销部门的管理水平,并辅以企业管理的流程再造,不断提高企业的整体竞争力,为打造强势民族医疗器械品牌,进一步拓展国际市场奠定了更加坚实的基础。

一、企业简介

深圳市邦健电子有限公司(以下简称邦健电子)成立于1996年7月,是深圳市政府认定的唯一数字式心电图机产业化示范基地、高新技术企业。邦健电子的主要产品包括心电图机系列、胎儿监护仪系列、多参数监护仪系列、B超诊断仪系列以及其他医学产品。经过10余年发展,公司曾先后多次荣获国家重点新产品奖、广东省重大科技成果奖、广东省优秀新产品奖等荣誉,并在全国建立2000多家经销商的营销网络,取得自营进出口权,产品40%远销欧洲、美洲、亚洲、非洲等五十多个国家和地区。同时,邦健电子获得了德国TUV质量管理体系认证、中国CMD质量管理体系认证、欧盟产品安全CE认证、中国国家强制性3C认证。

二、管理难点

深圳邦健电子为提升企业管理水平,选择用友致远A6协同主要解决以下难题:

公司营销办公、生产在不同地方,且营销机构庞大,导致内部上传下达速度较慢,异地管理难,办公效率较低; 通知公告发布、信息发送普遍使用纸质文档,不具备跟踪、监控能力,浪费比较严重; 内部沟通困难,经常出现推诿扯皮现象; 流程环节不固定,流程管理有待优化; 知识管理没有起步,知识沉淀匮乏; 领导掌握部门工作情况相对滞后,尤其对事项过程控制力度较弱。 三、关键价值

通过A6协同,将为邦健电子构建一套统一、高效、规范化的办公平台,实现其提高沟通效率,降低办公成本,提高招投标项目管理水平、优化管理流程,实现异地营销机构管理以及知识沉淀、提升邦健信息化管理水平等诸多需求。

图1 邦健电子A6协同登录界面

1、招投标管理——规范、透明、高效

医疗企业招投标项目是深圳邦健一个重要的销售手段,因此,邦健公司全体营销序列人员对此项工作极为看重,各种招投标工作的标书制作工作由市场部承担。

在2007年,邦健电子在全国一共参加了600多次招投标,平均每天需要完成1~2个标书。但在A6上线之前,邦健公司需要同时应对全国各地不同地方的招投标工作,导致其对招投标客户信息反应迟钝,且样机评审部门扯皮情况较多。遇到招投标的高峰,全公司需要从其它部门抽调人手,支援市场部,由于抽调人手素质不一,造成标书制作质量参差不齐,严重影响招投标工作正常进行。

而通过应用A6协同,邦健公司首先根据市场的需要,重新修订了《招投标项目管理制度》,同时利用A6的项目管理和文档管理功能,有效地实现邦健电子招投标项目的科学管理。

图2 邦健电子招投标项目管理

由此,邦健电子对于市级招投标项目,各地办事处在A6中建立“XX地区招投标项目”,将该地区招投标项目统一管理,对于招投标过程遇到的问题可及时通过A6反馈到总部,利用招投标文档系统模板和电子签章软件,办事处在当地完成标书的评审和制作,而不需要由市场部统一制作、盖章后发回环节,节省了大量运费和时间,也让邦健电子的市场反应能力大大提高。通过这一方式,邦健电子各地可以及时反映当地招投标市场的变化,同时采用并发处理的样机评审机制,将原来的2-3天的制作周期,变为现在的8个小时。同时,电子流转的方式,也大大节省了纸张和打印耗材等办公经费。

图3 邦健电子招投标评审表单

2、办事处管理——异地管理更轻松

邦健电子在全国30个省份都有营销机构,且企业经过多年的发展,已经拥有超过2000家经销商的营销网络。如何管理这么庞大的一支队伍,如何对身处异地的营销人员进行管理、掌握其工作状况,也是令邦健电子总部领导颇为头疼的难题。

为此,邦健电子要求其国内营销中心的所有人员,在每周一之前必须将上周工作总结和下周工作计划上报国内营销中心销售管理部,但全国30个办事处,在每周一就要传回50~60份传真件,最多的时候每周一有100多份各类总结计划传回总部。不仅费用高(初步统计,2005~2007公司前台传真费用平均24万/年,含办事处主任传真费用),而且纸质材料易丢失、难管理,格式不统一不规范,领导批示掌控不方便。

而基于互联网A6协同,打破了时空限制。之前低效率的电话、传真等传统纸质审批方式已经为A6协同“表单+流程”的协同方式取代,无论办事处主任或者总部领导身在何处、何时,只要登录到协同系统,需要处理、跟踪、查找的事项了然于胸。原来需要1-2天处理的事项缩短至最快只需5分钟便能得以解决!

现在,各地办事处主任即使出差在外,也不需要到处找传真机,只须通过网络登录到A6当中,填写国内营销中心销售管理部统一规范的周工作报告模板,再也不会出现到处找传真机、以及传真机“疯狂”吐纸的场面。而且在不知不觉中实现了原先很难要求的规范统一填写,总部领导要了解的关键信息一个也不会被漏掉,掌控更轻松、批示更快捷。

图4 周工作归档文件与周工作报告

3、ISO9000管理——质量管理更高效

邦健电子的营销体系遍及国内外,通过ISO9000质量体系认证已经是其质量保证的基础,也是跨入国际医疗器械市场最基本门槛。

之前由于ISO9000质量管理,特别是在文件控制程序和记录控制程序方面, “文件多、重复性高,需要频繁的走流程审批”让很多运行ISO9000的企业头疼。缺乏必要的信息化支撑,让这些大量的审计性的材料都必须靠人工流转审批,速度慢、效率差、耗费人工、归档管理烦、查询效率低。

例如邦健在获得订单之后,需要安排与之相对应的生产任务,而这又涉及到生产、物流、计划等多个部门,需要很好地进行协调和调度。而在ISO9000的管理要求中,这些内容都必须通过专人经过相应的流程审批,并记录归档。这样需要耗费大量的时间和精力,若主管领导出差,还有可能延误产品的生产时间,造成比较严重的后果。

深圳邦健电子在采用A6协同之后,将其纸质的“生产任务单”放入A6协同中,实现“生产任务单”的电子化流转审批。这不仅实现了邦健电子高效审批的要求,同时也完全符合ISO9000的管理要求,大幅提升邦健的工作效率(从原先1天的审批时间,减少为现在的2~3个小时),并减少了企业员工的工作负荷。且预归档的设计,也可以让相关负责人在第一时间掌控相关情况,让企业的生产安排更加井然有序。

图5 邦健电子ISO9000中生产任务单及相应审批流程

而且,A6管理下的ISO9000,也让查询变得更加简单。A6不仅可以通过文件名、时间、发起人等方式查询,还支持穿透查询的方式,来列出ISO9000单据中需统计的关键指标,这让分析更加简单、直观,让回溯变得简单易行。而且查询后的数据可以转为Excel,可以更进一步的通过专业软件来进行分析、统计,这将极大地方便邦健电子的ISO9000质量管理。

四、应用感受

深圳邦健电子总经理:

公司成立以来,各个方面的制度也算比较健全,但是执行力是困扰我的一个大问题,每个季度绩效考核的板子打出去,很多又不得不收回来。现在通过协同软件的上马和流程再造,重新修订行政管理体系和质量管理体系,绑定表单+流程,表单不仅仅反映审批情况,而且要求信息部将表单的执行情况制作上去,我可以根据表单的执行情况打板子,非常准确。还有,A6协同办公平台也是我了解公司情况的重要平台……

广东办事处主任:

以前市级招投标由公司市场部负责,每次招投标像打仗一样,每天至少十几个电话,什么自投、参数、价格,客户那里一有风吹草动,必须马上电话联系,联系之后又深怕忘记,标书制作好以后,又担心物流公司丢失标书,影响招投标,电话费每个月高居不下,生怕竹篮子打水一场空。现在每个办事处公司配置了笔记本电脑,插上网线,登陆协同软件,所有事情均可以一键搞掂,原来需要三五天处理的事情,现在几分钟就完成啦,非常方便快捷,今年的销售任务心里也更加有谱……

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